Vedtekter
for Medieval Nordic Text Archive
(Menota)
Medieval Nordic
Text Archive ble opprettet på et møte
holdt i Oslo 10. september 2001, innkalt av
DOK-gruppen (nå: Enhet for digital
dokumentasjon), Universitetet i Oslo, ved
Christian-Emil Ore, og HIT-senteret (nå:
Avdeling for kultur, språk og
informasjonsteknologi), Universitetet i Bergen, ved
Claus Huitfeldt. Disse vedtektene ble fremlagt
på det første ordinære
rådsmøtet i arkivet, holdt i
København 14. september 2002, og endelig
vedtatt på rådsmøte i
Reykjavík 6. september 2003 etter
påfølgende sirkulasjon blant
rådsmedlemmene.
Generelt
§ 1
Formål
Medieval Nordic
Text Archive (Menota) er et nettverk av nordiske
forskningsinstitusjoner og selskaper som arbeider
med tekstutgivelse. Formålet med arkivet er
å bevare, formidle og utgi middelalderlige
tekster i elektronisk form. Arkivet omfatter
tekster både på de nordiske
folkespråkene og på latin. Mot nyere
tid blir grensen normalt satt ved reformasjonen,
men arkivet vil også gi plass til
middelalderlige tekster som er overlevert i yngre
kilder. Det samme gjelder muntlige
litteraturformer, f.eks. ballader, som har
middelalderlig preg.
Arkivet vil
arbeide for å bygge opp en omforent standard
for tekstkoding med sikte på at tekstene i
arkivet skal utgjøre et homogent korpus.
Arkivet vil videre støtte utvikling av
verktøy for distribusjon og visning av
tekster i velegnede formater.
Arkivet har som
mål at tekstene så langt det er mulig
skal gjøres kostnadsfritt tilgjengelig for
allmenheten.
Arkivet kan
også gi plass til digitaliserte faksimiler av
primærkildene og andre ressurser i
tilknytning til tekstene.
§ 2
Navn
Medieval Nordic
Text Archive har likeverdige navn på de
moderne nordiske språkene:
- Arkiv for
nordiske middelaldertekster (dansk og norsk)
- Arkiv för nordiska medeltidstexter
(svensk)
- Safn norrænna miðaldatexta
(islandsk)
- Savn av norðurlendskum miðaldartekstum
(færøysk)
Den forkortede
formen er Menota, et akronym basert på det
engelske navnet på arkivet.
§ 3
Lokalisering
Menota er et
elektronisk arkiv og har i prinsippet ingen
spesifikk geografisk lokalisering i Norden. Av
praktiske grunner kan rådet likevel bestemme
seg for å lokalisere Menota til en av de
samarbeidende institusjonene, slik at det får
en ordinær postadresse og kan opprette et
organisasjonsnummer.
Tekstene og
administrative dokumenter i arkivet blir formidlet
via en egen nettside, www.menota.org. Den fysiske
plassering av filtjeneren (serveren) er ved
oppstarten av arkivet Universitetet i Oslo, men
denne kan speiles ved andre institusjoner og kan
etter vedtak i rådet flyttes til en av de
andre institusjonene.
Medlemsinstitusjonene
§ 4 Oppgaver
og sammensetning
Menota er en
sammenslutning av institusjoner og selskaper i
Norden som arbeider med utgivelse av kildeskrifter.
Medlemsinstitusjonene skal kunne bidra til Menotas
virksomhet med materiale eller kompetanse. Ved
ikrafttredelsen av disse vedtektene er 15 enheter
medlemmer:
Danmark:
- Det
Arnamagnæanske Samling ved Nordisk
Forskningsinstitut, Københavns
Universitet
- Den Arnamagnæanske Kommissions Ordbog,
Københavns Universitet
- Det Danske Sprog- og Litteraturselskab,
København
- Det Kongelige Bibliotek, København
- Institut for nordisk filologi, Københavns
Universitet
Island:
- Stofnun
Árna Magnússonar á
Íslandi, Reykjavík
Norge:
- Institutt for
nordistikk og litteraturvitenskap, Universitetet i
Oslo
- Riksarkivet, Oslo
- Nordisk institutt, Universitetet i
Bergen
Sverige:
- Institutionen
för humaniora, Växjö universitet
- Språkbanken, Göteborgs universitet
- Svenska fornskriftsällskapet
- Svenskt Diplomatarium, Riksarkivet,
Stockholm
Driftsenheter:
- Enhet for
digital dokumentasjon ved HF-fakultetet (tidl.
DOK-gruppen), Universitetet i Oslo
- Aksis, Forskergruppe for tekstteknologi (tidl.
HIT-senteret), Universitetet i Bergen
§ 5
Innmelding av institusjoner
Nye institusjoner
kan innvelges av rådet på grunnlag av
innstilling fra styret. Innvelging kan enten skje
på rådsmøte eller ved
sirkulasjon av saken blant representantene i
rådet.
§ 6
Utmelding av institusjoner
En institusjon
kan trekke seg fra samarbeidet i arkivet med tre
måneders varsel.
Rådet
§ 7
Arbeidsoppgaver og ansvarsområde
Rådet for
Menota er organisasjonens øverste organ og
drøfter alle saker av prinsipiell interesse
for arkivet, som f.eks.
- innhold av
arkivet
- kvalitetssikring av materialet
- driftsform og endring av driftsenheter
- forvalting av organisasjonens vedtekter
- opptak av nye samarbeidende institusjoner
- budsjettsaker
Rådet
delegerer ansvaret for den daglige driften til
styret i samråd med driftsenhetene, jf.
§ 11 og 17.
§ 8
Sammensetning av rådet
Rådet for
Menota består av en representant og en
vararepresentant (suppleant) fra hver av de
samarbeidende institusjonene, inkl. de to
driftsenhetene.
§ 9
Oppnevning til rådet
De samarbeidende
institusjonene oppnevner selv sin representant og
vararepresentant (suppleant) til rådet. Om
nødvendig supplerer institusjonene selv med
nye representanter i løpet av
oppnevningsperioden.
§ 10
Oppnevningsperiode
Rådet blir
oppnevnt for en periode på tre år.
Første ordinære periode begynner 1.
januar 2004.
Styret
§ 11
Arbeidsoppgaver og ansvarsområde
Styret tar seg av
den løpende driften av arkivet i nært
samarbeid med driftsenhetene. Styret kan når
det er nødvendig avgjøre saker av
prinsipiell interesse på fullmakt, men
plikter da å legge dem fram for rådet
ved neste ordinære møte.
§ 12
Valg
Styret blir valgt
av rådet. Styret har fire medlemmer, en fra
hvert av landene Danmark, Island, Norge og Sverige.
Hvert styremedlem skal ha en personlig
vararepresentant (suppleant) fra sitt eget
land.
§ 13
Styreleder
Styret velger
selv en leder og en nestleder.
§ 14
Valgbarhet
Styremedlemmene
kan velges blant representantene i rådet
eller utenfor denne gruppen, men de bør
være tilknyttet en av de samarbeidende
institusjonene.
§ 15
Valgperiode
Styret blir valgt
for en periode på tre år. Valget skjer
på et rådsmøte i løpet av
høsten før inngangen til ny periode,
og seinest innen 1. desember dette året.
Første ordinære periode begynner 1.
januar 2004.
§ 16
Fratredelse i styret
Dersom et
styremedlem fratrer, trer varamedlemmet inn som
fast styremedlem. Dersom også denne fratrer,
velger rådet i møte eller ved
sirkulasjon nytt styremedlem og varamedlem for
resten av valgperioden, dog ikke hvis fratredelsen
skjer det siste halvåret før ny
periode.
Driftsenheter
§ 17
Arbeidsoppgaver og ansvarsområde
Den tekniske
driften av arkivet blir utført av en eller
flere driftsenheter. Ved oppstarten av arkivet er
det to driftsenheter:
- Enhet for
digital dokumentasjon ved HF-fakultetet (tidl.
DOK-gruppen), Universitetet i Oslo
- Aksis, Forskergruppe for tekstteknologi (tidl.
HIT-senteret), Universitetet i Bergen
I samsvar med
§ 7 kan rådet endre på
sammensetning og fordeling av arbeidsoppgaver
mellom driftsenhetene.
§ 18
Oppnevning av representanter til
rådet
Hver driftsenhet
oppnevner en representant og en vararepresentant
til rådet for Menota (jf. §
8).
§ 19 Intern
organisering av driften
Hver driftsenhet
utnevner en kontaktperson som tar seg av
samarbeidet med styret. Utover dette velger
driftsenhetene selv sin interne
organisasjon.
Økonomi
§ 20
Generelt
Driften av Menota
skjer med støtte i de samarbeidende
institusjonene, enten innenfor deres respektive
budsjetter eller med støtte i eksternt
finansierte prosjekter støttet av
institusjonene eller Menota selv. Budsjettansvaret
ligger til de respektive institusjoner eller i
eksternt finansierte prosjekter til
prosjektledelsen.
§ 21
Inntekter
Dersom den
fremtidige driften av Menota skaper inntekter,
f.eks. i form av brukerbetaling, er rådet
ansvarlig for budsjettering og disponering av disse
midlene (jf. § 30). Bruken av slike midler
skal skje etter avtale med de samarbeidende
institusjonene og andre som har stilt tekster eller
åndsverk til disposisjon for
arkivet.
Saksbehandling
§ 22
Møteturnus
Rådet skal
møtes minst en gang i hver
treårsperiode, og styret minst en gang i
året. Så langt det er praktisk og
økonomisk forsvarlig, skal
møtevirksomheten sirkulere mellom de
nordiske landene.
§ 23
Sekretariat
Så langt
mulig blir administrasjonen av arkivet drevet
elektronisk og gjort tilgjengelig for råds-
og styremedlemmene på arkivets nettside,
www.menota.org.
Sekretariatsfunksjonene
ligger normalt til den institusjonen som har
styrelederen, men styret kan avtale andre
organisasjonsformer.
§ 24
Innkallinger og referater
Innkallinger til
råds- og styremøter blir sendt med
elektronisk post og lagt ut på nettsidene til
arkivet. Det samme gjelder referater fra
møtene. Rundskriv og andre dokumenter av
generell interesse blir også lagt ut på
nettsidene.
§ 25
Beslutningsdyktighet
Rådet kan
fatte lovlige vedtak når minst halvparten av
representantene er til stede, og styret når
minst tre av de fire representantene er til stede.
Det er stemmeplikt bortsett fra saker der
rådet med alminnelig flertal vedtar at
stemmeplikt ikke skal gjelde.
§ 26
Vedtekstendringer
Vedtektsendringer
krever støtte fra minst halvparten av
representantene i rådet.
§ 27
Behandling ved sirkulasjon
Styret kan
behandle saker ved sirkulasjon blant
representantene i rådet. Dette kan gjelde
saker som kommer opp mellom
rådsmøtene, og der styret mener det er
ønskelig med rask saksbehandling. Det kan
også gjelde saker som er behandlet på
rådsmøter som ikke har vært
beslutningsdyktige etter § 25, slik at
vedtakene må bekreftes ved sirkulasjon blant
alle representantene.
Ved sirkulasjon
skal det kunngjøres en merknadsfrist
på minst tre uker fra utsending av
saksdokumentene. En sak kan ikke anses som vedtatt
dersom det er fremkommet vesentlige innsigelser fra
minst en av representantene i rådet. I
tvilstilfeller avgjør styret hva som skal
regnes som vesentlige innsigelser.
Styret kan sende
saken ut i revidert form på nytt inntil
enighet er oppnådd. Hvis enighet ikke kan
oppnås, skal saken legges fram for neste
rådsmøte.
§ 28
Voteringsregler
Vedtak blir
fattet med alminnelig flertall, dvs. med mer enn
50% av stemmene. Står stemmene likt, har
lederen av styret dobbeltstemme.
§ 29 Adgang
til møtene
Som hovedregel
holder rådet åpne møter. Dersom
andre enn de ordinære representantene er til
stede, skal møtelederen klargjøre
hvilke rettigheter disse har. Normalt vil det
være adgang til å gi talerett til andre
enn de faste representantene, men vanligvis ikke
forslagsrett og under ingen omstendighet
stemmerett. Rådet kan vedta at enkelte saker
blir behandlet for lukkede dører.
Styret vil av
praktiske årsaker hovedsaklig avholde sine
møter elektronisk (via e-post o.l.), og
publiserer referater fra denne virksomheten
på arkivets nettside (jf. § 23). I den
grad styret holder ordinære møter,
avgjør styret selv om de skal være
åpne.
Forvaltning
§ 30
Bruksvilkår
Menota tar sikte
på at tekstene i arkivet skal forvaltes
på en måte som både tar hensyn
til rettighetene til de som bidrar med tekster i
arkivet og til de som ønsker å bruke
arkivet. Så langt mulig ønsker Menota
å tilby tekstene til fri bruk. Rådet
kan likevel vedta å innføre en avgift
på bruken av tekstene dersom det anses som
nødvendig etter krav fra en eller flere av
de deltagende institusjonene. I et slikt tilfelle
kan rådet bestemme at deler av arkivet skal
være tilgjengelig uten brukerbetaling og at
andre deler av arkivet bare er tilgjengelig mot
brukerbetaling.
§ 31
Rettighetsspørsmål
Institusjoner
eller personer som ønsker å overdra
tekster til arkivet undertegner en avtale med
arkivet der det blir spesifisert hvilke
vilkår som gjelder for overdragelsen og
hvilke rettigheter og plikter hver av partene
har.
§ 32
Tilbaketrekking av tekster og andre
åndsverk
En institusjon
eller person som bidrar med tekster kan til enhver
tid trekke tilbake tekster eller andre
åndsverk fra arkivet. Menota plikter å
effektuere dette så snart det lar seg
gjøre teknisk, og for øvrig i samsvar
med den tilgangsavtalen som partene har
undertegnet.
Ikrafttredelse
§ 33
Ikrafttredelse
Disse vedtektene
trer i kraft fra 6. september 2003.
Oppløsning
§ 34
Oppløsning av arkivet
Arkivet kan
oppløses dersom minst tre fjerdeparter av
representantene i rådet ønsker det. Et
oppløsningsforslag må være
fremmet og kunngjort for alle representanter i
rådet minst tre måneder før
ordinært rådsmøte.
§ 35
Returnering av aktiva
Ved
oppløsning oppnevner rådet et bostyre
på fire medlemmer, et fra hvert av de
nordiske landene. Bostyret fordeler aktiva i
arkivet på de respektive deltagende
institusjoner så langt dette lar seg
gjøre. Til grunn for returnering av tekster
og andre åndsverk ligger de opplysninger som
arkivet har om rettighetshavere, om ikke annet er
anført.
§ 36
Behandling av tiloversblevne aktiva
Tekster og andre
åndsverk som ved en oppløsning
må regnes som tiloversblevne, kan av bostyret
overdras til andre arkiv og samlinger. Et eventuelt
overskudd ved en slik transaksjon skal så
langt mulig tilbakeføres til de respektive
institusjoner.
|