Vedtekter for Medieval Nordic Text Archive (Menota)

§ 1 Formål

Medieval Nordic Text Archive (Menota) er et nettverk av nordiske forskningsinstitusjoner og selskaper som arbeider med tekstutgivelse. Formålet med arkivet er å bevare, formidle og utgi middelalderlige tekster i elektronisk form. Arkivet omfatter tekster både på de nordiske folkespråkene og på latin. Mot nyere tid blir grensen normalt satt ved reformasjonen, men arkivet vil også gi plass til middelalderlige tekster som er overlevert i yngre kilder. Det samme gjelder muntlige litteraturformer, f.eks. ballader, som har middelalderlig preg.

Arkivet vil arbeide for å bygge opp en omforent standard for tekstkoding med sikte på at tekstene i arkivet skal utgjøre et homogent korpus. Arkivet vil videre støtte utvikling av verktøy for distribusjon og visning av tekster i velegnede formater.

Arkivet har som mål at tekstene så langt det er mulig skal gjøres kostnadsfritt tilgjengelig for allmenheten.

Arkivet kan også gi plass til digitaliserte faksimiler av primærkildene og andre ressurser i tilknytning til tekstene.

§ 2 Navn

Medieval Nordic Text Archive har likeverdige navn på de moderne nordiske språkene:

-Arkiv for nordiske middelaldertekster (dansk og norsk)
-Arkiv för nordiska medeltidstexter (svensk)
-Safn norrænna miðaldatexta (islandsk)
-Savn av norðurlendskum miðaldartekstum (færøysk)

Den forkortede formen er Menota, et akronym basert på det engelske navnet på arkivet.

§ 3 Lokalisering

Menota er et elektronisk arkiv og har i prinsippet ingen spesifikk geografisk lokalisering i Norden. Av praktiske grunner kan rådet likevel bestemme seg for å lokalisere Menota til en av de samarbeidende institusjonene, slik at det får en ordinær postadresse og kan opprette et organisasjonsnummer.

Tekstene og administrative dokumenter i arkivet blir formidlet via en egen nettside, www.menota.org. Den fysiske plassering av filtjeneren (serveren) er ved oppstarten av arkivet Universitetet i Oslo, men denne kan speiles ved andre institusjoner og kan etter vedtak i rådet flyttes til en av de andre institusjonene.

§ 4 Oppgaver og sammensetning

Menota er en sammenslutning av institusjoner og selskaper i Norden som arbeider med utgivelse av kildeskrifter. Medlemsinstitusjonene skal kunne bidra til Menotas virksomhet med materiale eller kompetanse. Ved ikrafttredelsen av disse vedtektene er 15 enheter medlemmer:

Danmark:

- Det Arnamagnæanske Samling ved Nordisk Forskningsinstitut, Københavns Universitet
- Den Arnamagnæanske Kommissions Ordbog, Københavns Universitet
- Det Danske Sprog- og Litteraturselskab, København
- Det Kongelige Bibliotek, København
- Institut for nordisk filologi, Københavns Universitet

Island:

- Stofnun Árna Magnússonar á Íslandi, Reykjavík

Norge:

- Institutt for nordistikk og litteraturvitenskap, Universitetet i Oslo
- Riksarkivet, Oslo
- Nordisk institutt, Universitetet i Bergen

Sverige:

- Institutionen för humaniora, Växjö universitet
- Språkbanken, Göteborgs universitet
- Svenska fornskriftsällskapet
- Svenskt Diplomatarium, Riksarkivet, Stockholm

Driftsenheter:

- Enhet for digital dokumentasjon ved HF-fakultetet (tidl. DOK-gruppen), Universitetet i Oslo
- Aksis, Forskergruppe for tekstteknologi (tidl. HIT-senteret), Universitetet i Bergen

§ 5 Innmelding av institusjoner

Nye institusjoner kan innvelges av rådet på grunnlag av innstilling fra styret. Innvelging kan enten skje på rådsmøte eller ved sirkulasjon av saken blant representantene i rådet.

§ 6 Utmelding av institusjoner

En institusjon kan trekke seg fra samarbeidet i arkivet med tre måneders varsel.

§ 7 Arbeidsoppgaver og ansvarsområde

Rådet for Menota er organisasjonens øverste organ og drøfter alle saker av prinsipiell interesse for arkivet, som f.eks.

- innhold av arkivet
- kvalitetssikring av materialet
- driftsform og endring av driftsenheter
- forvalting av organisasjonens vedtekter
- opptak av nye samarbeidende institusjoner
- budsjettsaker

Rådet delegerer ansvaret for den daglige driften til styret i samråd med driftsenhetene, jf. § 11 og 17.

§ 8 Sammensetning av rådet

Rådet for Menota består av en representant og en vararepresentant (suppleant) fra hver av de samarbeidende institusjonene, inkl. de to driftsenhetene.

§ 9 Oppnevning til rådet

De samarbeidende institusjonene oppnevner selv sin representant og vararepresentant (suppleant) til rådet. Om nødvendig supplerer institusjonene selv med nye representanter i løpet av oppnevningsperioden.

§ 10 Oppnevningsperiode

Rådet blir oppnevnt for en periode på tre år. Første ordinære periode begynner 1. januar 2004.

§ 11 Arbeidsoppgaver og ansvarsområde

Styret tar seg av den løpende driften av arkivet i nært samarbeid med driftsenhetene. Styret kan når det er nødvendig avgjøre saker av prinsipiell interesse på fullmakt, men plikter da å legge dem fram for rådet ved neste ordinære møte.

§ 12 Valg

Styret blir valgt av rådet. Styret har fire medlemmer, en fra hvert av landene Danmark, Island, Norge og Sverige. Hvert styremedlem skal ha en personlig vararepresentant (suppleant) fra sitt eget land.

§ 13 Styreleder

Styret velger selv en leder og en nestleder.

§ 14 Valgbarhet

Styremedlemmene kan velges blant representantene i rådet eller utenfor denne gruppen, men de bør være tilknyttet en av de samarbeidende institusjonene.

§ 15 Valgperiode

Styret blir valgt for en periode på tre år. Valget skjer på et rådsmøte i løpet av høsten før inngangen til ny periode, og seinest innen 1. desember dette året. Første ordinære periode begynner 1. januar 2004.

§ 16 Fratredelse i styret

Dersom et styremedlem fratrer, trer varamedlemmet inn som fast styremedlem. Dersom også denne fratrer, velger rådet i møte eller ved sirkulasjon nytt styremedlem og varamedlem for resten av valgperioden, dog ikke hvis fratredelsen skjer det siste halvåret før ny periode.

§ 17 Arbeidsoppgaver og ansvarsområde

Den tekniske driften av arkivet blir utført av en eller flere driftsenheter. Ved oppstarten av arkivet er det to driftsenheter:

- Enhet for digital dokumentasjon ved HF-fakultetet (tidl. DOK-gruppen), Universitetet i Oslo
- Aksis, Forskergruppe for tekstteknologi (tidl. HIT-senteret), Universitetet i Bergen

I samsvar med § 7 kan rådet endre på sammensetning og fordeling av arbeidsoppgaver mellom driftsenhetene.

§ 18 Oppnevning av representanter til rådet

Hver driftsenhet oppnevner en representant og en vararepresentant til rådet for Menota (jf. § 8).

§ 19 Intern organisering av driften

Hver driftsenhet utnevner en kontaktperson som tar seg av samarbeidet med styret. Utover dette velger driftsenhetene selv sin interne organisasjon.

§ 20 Generelt

Driften av Menota skjer med støtte i de samarbeidende institusjonene, enten innenfor deres respektive budsjetter eller med støtte i eksternt finansierte prosjekter støttet av institusjonene eller Menota selv. Budsjettansvaret ligger til de respektive institusjoner eller i eksternt finansierte prosjekter til prosjektledelsen.

§ 21 Inntekter

Dersom den fremtidige driften av Menota skaper inntekter, f.eks. i form av brukerbetaling, er rådet ansvarlig for budsjettering og disponering av disse midlene (jf. § 30). Bruken av slike midler skal skje etter avtale med de samarbeidende institusjonene og andre som har stilt tekster eller åndsverk til disposisjon for arkivet.

§ 22 Møteturnus

Rådet skal møtes minst en gang i hver treårsperiode, og styret minst en gang i året. Så langt det er praktisk og økonomisk forsvarlig, skal møtevirksomheten sirkulere mellom de nordiske landene.

§ 23 Sekretariat

Så langt mulig blir administrasjonen av arkivet drevet elektronisk og gjort tilgjengelig for råds- og styremedlemmene på arkivets nettside, www.menota.org.

Sekretariatsfunksjonene ligger normalt til den institusjonen som har styrelederen, men styret kan avtale andre organisasjonsformer.

§ 24 Innkallinger og referater

Innkallinger til råds- og styremøter blir sendt med elektronisk post og lagt ut på nettsidene til arkivet. Det samme gjelder referater fra møtene. Rundskriv og andre dokumenter av generell interesse blir også lagt ut på nettsidene.

§ 25 Beslutningsdyktighet

Rådet kan fatte lovlige vedtak når minst halvparten av representantene er til stede, og styret når minst tre av de fire representantene er til stede. Det er stemmeplikt bortsett fra saker der rådet med alminnelig flertal vedtar at stemmeplikt ikke skal gjelde.

§ 26 Vedtekstendringer

Vedtektsendringer krever støtte fra minst halvparten av representantene i rådet.

§ 27 Behandling ved sirkulasjon

Styret kan behandle saker ved sirkulasjon blant representantene i rådet. Dette kan gjelde saker som kommer opp mellom rådsmøtene, og der styret mener det er ønskelig med rask saksbehandling. Det kan også gjelde saker som er behandlet på rådsmøter som ikke har vært beslutningsdyktige etter § 25, slik at vedtakene må bekreftes ved sirkulasjon blant alle representantene.

Ved sirkulasjon skal det kunngjøres en merknadsfrist på minst tre uker fra utsending av saksdokumentene. En sak kan ikke anses som vedtatt dersom det er fremkommet vesentlige innsigelser fra minst en av representantene i rådet. I tvilstilfeller avgjør styret hva som skal regnes som vesentlige innsigelser.

Styret kan sende saken ut i revidert form på nytt inntil enighet er oppnådd. Hvis enighet ikke kan oppnås, skal saken legges fram for neste rådsmøte.

§ 28 Voteringsregler

Vedtak blir fattet med alminnelig flertall, dvs. med mer enn 50% av stemmene. Står stemmene likt, har lederen av styret dobbeltstemme.

§ 29 Adgang til møtene

Som hovedregel holder rådet åpne møter. Dersom andre enn de ordinære representantene er til stede, skal møtelederen klargjøre hvilke rettigheter disse har. Normalt vil det være adgang til å gi talerett til andre enn de faste representantene, men vanligvis ikke forslagsrett og under ingen omstendighet stemmerett. Rådet kan vedta at enkelte saker blir behandlet for lukkede dører.

Styret vil av praktiske årsaker hovedsaklig avholde sine møter elektronisk (via e-post o.l.), og publiserer referater fra denne virksomheten på arkivets nettside (jf. § 23). I den grad styret holder ordinære møter, avgjør styret selv om de skal være åpne.

§ 30 Bruksvilkår

Menota tar sikte på at tekstene i arkivet skal forvaltes på en måte som både tar hensyn til rettighetene til de som bidrar med tekster i arkivet og til de som ønsker å bruke arkivet. Så langt mulig ønsker Menota å tilby tekstene til fri bruk. Rådet kan likevel vedta å innføre en avgift på bruken av tekstene dersom det anses som nødvendig etter krav fra en eller flere av de deltagende institusjonene. I et slikt tilfelle kan rådet bestemme at deler av arkivet skal være tilgjengelig uten brukerbetaling og at andre deler av arkivet bare er tilgjengelig mot brukerbetaling.

§ 31 Rettighetsspørsmål

Institusjoner eller personer som ønsker å overdra tekster til arkivet undertegner en avtale med arkivet der det blir spesifisert hvilke vilkår som gjelder for overdragelsen og hvilke rettigheter og plikter hver av partene har.

§ 32 Tilbaketrekking av tekster og andre åndsverk

En institusjon eller person som bidrar med tekster kan til enhver tid trekke tilbake tekster eller andre åndsverk fra arkivet. Menota plikter å effektuere dette så snart det lar seg gjøre teknisk, og for øvrig i samsvar med den tilgangsavtalen som partene har undertegnet.

§ 33 Ikrafttredelse

Disse vedtektene trer i kraft fra 6. september 2003.

§ 34 Oppløsning av arkivet

Arkivet kan oppløses dersom minst tre fjerdeparter av representantene i rådet ønsker det. Et oppløsningsforslag må være fremmet og kunngjort for alle representanter i rådet minst tre måneder før ordinært rådsmøte.

§ 35 Returnering av aktiva

Ved oppløsning oppnevner rådet et bostyre på fire medlemmer, et fra hvert av de nordiske landene. Bostyret fordeler aktiva i arkivet på de respektive deltagende institusjoner så langt dette lar seg gjøre. Til grunn for returnering av tekster og andre åndsverk ligger de opplysninger som arkivet har om rettighetshavere, om ikke annet er anført.

§ 36 Behandling av tiloversblevne aktiva

Tekster og andre åndsverk som ved en oppløsning må regnes som tiloversblevne, kan av bostyret overdras til andre arkiv og samlinger. Et eventuelt overskudd ved en slik transaksjon skal så langt mulig tilbakeføres til de respektive institusjoner.