Alle faste representanter i rådet for Menota var innkalt til
rådsmøtet i arkivet. Møtet ble holdt i Oddi, Sturlugata, Reykjavík. Møtet
ble satt kl. 10.00 og var slutt kl. 15.55. Menotas styreleder Odd Einar Haugen ledet møtet. Innen møtet begynte å drøftet sakene i innkallingen av
26.08.2003, ble to innledende saker behandlet: konstituering av møtet, og
referatsaker. Dette førte til at sak 1 i innkallingen ble ny sak 3, sak 2 ble
ny sak 4 osv. Ingen av rådsmedlemmene hadde innvendinger mot at møtet ble
holdt åpent for observatører. Det var møtt fram
følgende rådsmedlemmer: - Den Arnamagnæanske Samling ved Nordisk Forskningsinstitutt,
Københavns Universitet: Matthew James Driscoll.
- Det Danske Sprog-
og Literaturselskab, København: Merete K. Jørgensen.
-
Institut for Nordisk Filologi, Københavns Universitet: Hanne Ruus.
-
Nordisk institutt, Universitetet i Bergen: Odd Einar Haugen.
- Stofnun
Árna Magnússonar á Íslandi:
Guðvarður Már Gunnlaugsson.
- Universitetet i Oslo:
Jon Gunnar Jørgensen.
- Riksarkivet i Oslo: Tor Ulset.
- Senter
for studier i vikingtid og nordisk middelalder, Universitetet i Oslo: Karl G.
Johansson (tidligere Växjö universitet). Karl G. Johansson representerte Sverige på møtet, og hadde
skriftlig støtte fra Lars-Erik Edlund (Svenska
Fornskriftsällskapet) til å gjøre det. Det var dermed forfall fra følgende institusjoner: Det Kongelige
Bibliotek, København, Språkbanken ved Göteborgs
universitet, Svenska Fornskriftsällskapet, og Svenskt Diplomatarium ved
Sveriges Riksarkiv, Stockholm. Siden åtte av rådets tolv medlemmer var frammøtt, var
møtet beslutningsdyktig i henhold til vedtektene. Det var møtt fram følgende observatører: - Bent Chr. Jacobsen, Den Arnamagnæanske Kommissions Ordbog,
Københavns Universitet (Jacobsen hadde status som rådsmedlem fra
og med vedtaket i sak 4: Opptak av nye medlemmer).
- Rune Kyrkjebø,
Universitetsbiblioteket i Bergen.
- Ólöf
Benediktsdóttir, Stofnun Árna Magnússonar
á Íslandi (forlot møtet etter sak 4).
-
Ögmundur Helgason, Landsbókasafn Íslands.
-
Þórunn Sigurðardóttir, Stofnun
Árna Magnússonar á Íslandi (forlot
møtet etter sak 4).
- Drífa K.
Þrastardóttir, Stofnun Árna Magnússonar
á Íslandi (forlot møtet etter sak 4).
- Jens
Eike Schnall, Universität Bonn.
- Einar G. pétursson,
Stofnun Árna Magnússonar á Íslandi.
- Vésteinn Ólason, Stofnun Árna
Magnússonar á Íslandi.
-
Guðrún Ingólfsdóttir, Stofnun
Árna Magnússonar á Íslandi (forlot
møtet etter sak 4).
- Garðar Þ.
Guðgeirsson, Íslenska verkfræðistofan,
Reykjavík (forlot møtet etter sak 4).
- Sigurgeir
Steingrímsson, Stofnun Árna Magnússonar á
Íslandi (deltok fra og med sak 5).
Det var ikke kommet merknader til referatet fra fjorårets
rådsmøte innen fristen. Dagens møte hadde heller
ingen merknader, og referatet ble således vedtatt. Det ble ikke meldt nye saker til dagens møte. Rune Kyrkjebø ble valgt til referent for dagens møte.
Matthew James Driscoll orienterte først for Danmark. Han har et prosjekt
sammen med Timothy Tangherlini (UCLA) om elektronisk utgivelse av
Fornaldarsögur. I det prosjektet brukes en "light" utgave av Menota
guidelines. Merete Jørgensen fortalte om arbeidet ved Gammeldansk Ordbog, der man har
et to-års prosjekt "Studér middelalder på nettet". Man
skanner et gammeldansk korpus, og lenker det til ordboken. Det er tale om tekst med
kritisk apparat. De er interesserte i å bruke Menota-retningslinjene og
TEI. Hanne Ruus opplyste at de ved Institut for Nordisk Filologi arbeider med
semi-automatisk lemmatisering av tekster, nærmere bestemt danske
folkeviser. Et verktøy kalt MLT (Multi Level Text) vil være
klart i løpet av året. Guðvarður Már Gunnlaugsson orienterte om arbeidet ved
Stofnun Árna Magnússonar. De har nå laget
digitaliserte faksimiler av ca. 100 håndskrifter, og lagt dem ut
på nettet. Foreløpig er kataloginformasjon ikke med, men det
kommer. Arbeidet er tidkrevende, men er blitt en del av rutinen ved instituttet og
går derfor jevnt framover. Guðrún Ingólfsdóttir fortalte om arbeidet
med Master-katalogisering ved Stofnun Árna Magnússonar. Med
Kålunds katalog som utgangspunkt, og med tillegg av nyere bibliografi
utarbeidet ved instituttet, føres de nye katalogpostene inn. I mange
tilfeller tar man selve håndskriftene fram og nykatalogiserer dem. I
tillegg til Guðrún bidrar Ólöf
Benediktsdóttir, Þórunn
Sigurðardóttir og Drífa
Þrastardóttir til dette arbeidet. Det foregår også XML-avskriving av 1500-talls islandske
diplomtekster ved instituttet, ved Már Jónsson og Haraldur
Bernhardsson. Når det gjaldt digitalisering av bilder, bemerket Vésteinn
Ólason at instituttet legger ut 120 dpi-versjoner helt ukommersielt.
Originalbildene er i 600 dpi. For Norge rapporterte først Tor Ulset om to store prosjekter ved
Riksarkivet i Oslo. Det ene er nettpubliseringen av Regesta Norvegica bind 1 til og
med 7. Man har utarbeidet en elektronisk personnavnsdatabase som dekker alle navn i
Diplomatarium Norvegicum (ca. 130.000). Dette kan vere et godt hjelpemiddel
også for Menota. Ellers har Riksarkivet laget katalog over sine 5.000-6.000
latinske fragmenter. Den vil være ferdig i løpet av et par
år. Tor Ulset skjøt inn at det nå er viktig å få
tekster inn i Menota, og foreslo at man tilskrev institusjonene og spurte om de hadde
materiale som kan gå inn i arkivet. Odd Einar Haugen rapporterte for delprosjektet Menota TVB. Det arbeides ved Enhet for
digital dokumentasjon ved Universitetet i Oslo med å legge til rette
lemmatisert og morfologisk merket tekstmateriale fra Gammelnorsk ordboksverk. I
Bergen arbeides det med font-utvikling, og det er utviklet søke-rutiner i
Corpus Workbench. I løpet av et års tid vil X-teksten av
Heimskringla være klar for innlegging i arkivet. I løpet av
høstsemesteret vil deler av Y-teksten være klar. Odd Einar Haugen framhevet også i år at Menota kan være
en fler-nasjonal ramme for søknader til de enkelte landenes
forskningsråd. For Sverige fortalte Karl G. Johansson om to større prosjekter
støttet av Sveriges Riksbanks Jubileumsfond. Det ene er et
3-årig prosjekt med en assisten som transkriberer svensk materiale fra
Vadstena-klosteret. Menota-standarden blir brukt, og elektroniske bilder til
å transkribere fra er levert av Kungliga Biblioteket i Stockholm. Det andre
prosjektet involverer Karl G. Johansson, Jonas Carlquist og Inger Lindell, samt 3
doktorander. Prosjektet studerer Vadstena-klosteret som tekst- og
håndskriftproduserende miljø. Hver deltaker transkriberer
materiale til sitt eget delprosjekt. Det blir tale om en 5.000-6.000 sider i alt.
Prosjektleder er Lars Erik Edlund.
Den Arnamagnæanske Kommissions Ordbog ble enstemmig opptatt som medlem av
Menota. Bent Chr. Jacobsen orienterte om relevant materiale og arbeid ved Ordbogen. Det ble ønsket fra svensk side at Växjö Universitet kan
bli stående som medlem. Det ble også ønsket at man
skal få med Senter for studier i vikingtid og nordisk middelalder,
Universitetet i Oslo, som medlem av Menota-samarbeidet. Fra islandsk hold ble det opplyst at Sigurgeir Steingrímsson er oppnevnt
som suppleant (varamedlem) til Menotas styre for Guðvarður
Már Gunnlaugsson.
Odd Einar Haugen har på vegner av styret innarbeidet merknader fra forrige
rådsmøte, samt på eget initiativ lagt til en paragraf
om rutiner for saksbehandling ved sirkulasjon (§27 i forslaget). Forslaget
til vedtekter ble gjennomgått punkt for punkt. Rådsmøtet vedtok forslaget til vedtekter med
nedenstående endringer. Rådet overlater til styret å
sende det reviderte forslaget på sirkulasjon mellom medlemmene, og deretter
å kunngjøre ikrafttredelsesdato for vedtektene. §1 Formål
Første avsnitt. "[...]
et nettverk av utgivelsesinstitusjoner og -selskaper i Norden." endres til
"[...] et nettverk av nordiske forskningsinstitusjoner og selskaper
som arbeider med tekstutgivelse." § 4 Oppgaver og sammensetning
Navnet på det
Arnamagnæanske Institut endres til "Den Arnamagnæanske Samling
ved Nordisk Forskningsinstitut". § 10 Oppnevningsperiode
Det var enighet om å bruke termen
"oppnevning" i stedet for "valg". § 14 Valgbarhet
Her rettes "utgivelsesinstitusjonene" i samsvar med
endringen av § 1. § 32 Tilbaketrekking av tekster og andre åndsverk
"[...] seinest innen tre måneder." strykes og erstattes med
"[...] i samsvar med deponeringsavtalen" (etterpå vedtok
man å kalle det "tilgangsavtale", se nedenfor). § 33 Ikrafttredelse
Styret har rådsmøtets fullmakt
til å sette inn datoen.
Vedtekter vedtatt på
rådsmøte 06.09.2003
Tilføying til referatet: Vedtekene ble sendt på
elektronisk sirkulasjon blant rådsmedlemmene med merknadsfrist 06.10.2003.
Det kom ingen merknader innen fristen, så vedtektene er dermed å
anse som vedtatt slik de ble framlagt på møtet. Dato for
ikrafttredelse er satt til 06.11.2003, samme dag som behandlingen i
rådsmøtet. [Odd Einar Haugen, 09.10.2003.]
Odd Einar Haugen orienterte. Håndboken er nå ute i versjon 1.0,
og vil trolig komme i versjon 2.0 om kort tid. Versjoneringen blir gjort
nøye, så brukerne alltid skal kunne finne eldre utgaver. Karl G. Johansson reviderer for tiden kapittel 7 om forandret, rettet og uleselig
tekst. Det kom forslag om å bedre utskriftsformatet, for eksempel til PDF. Matthew
James Driscoll vil se på det. Kapittel 10 om manuskriptbeskrivelse vil bli noe endret når TEI om kort tid
vedtar hvordan deres standard skal forholde seg til Master-prosjektet. Det ble fremhevet at kapittel 9 om metrisk koding må gjøres mer
generelt, så det også omfatter østnordiske
tekster.
Odd Einar Haugen fortalte om MUFI-initiativet som utvikler Unicode-fonter. Disse vil
etter hvert kunne erstatte ReykjavikTimes og AkureyriTimes. MUFI er en koordingering
av internasjonalt arbeid for å få middelaldertegn inn i Unicode
og ISO. Fontene vil da bli støttet av alle datasystemer. Inntil videre
må vi bruke "Private Use Area" i Unicode. Haugen sender MUFIs forslag på sirkulasjon i Menota.
Utkastet til deponeringsavtale (fra nå av med møtets samtykke
kalt "tilgangsavtale") er laget på grunnlag av tilsvarende avtale hos
Oxford Text Archive. Essensielle punkt er 3.1 - 3.4 som sikrer tekst-deponenten alle
rettigheter til teksten. Lengden på avtalen er om lag som på
andre internasjonale avtaler av denne typen. Punkt 9.9.2 må endres, i samsvar med vedtektenes § 32. Det ble spørsmål omkring Menotas status som rettssubjekt, og hva
som trengtes for å sikre arkivet slik status, for eksempel når
det gjelder adresse og organisasjonsnummer for arkivet. Rådsmøtet ba styreleder Odd Einar Haugen utrede en
konkretisering av lokaliseringen av arkivet til Bergen. Med det ønsket
vedtok møtet framlegget til tilgangsavtale. Tilgangsavtale vedtatt på
rådsmøte 06.09.2003
Det ble foreslått, uten noen innsigelse, at styrets medlemmer
foreløpig skulle stå for mottaket av tekster til arkivet.
Når det gjelder mottak av tekster fra land utenfor Norden, meldte Matthew
James Driscoll seg som styrets kontaktperson.
Det ble vedtatt at Aksis i Bergen tar seg av arkivering av papirversjonene av
tilgangsavtalene (= deponeringsavtalene).
Det ble vedtatt å la styre kontakte medlemsinstitusjonene og
spørre om de vil prolongere oppnevningene for en periode på 3
år.
Nåværende styre ble gjenvalgt ved akklamasjon. Styret har
fullmakt til å konstituere seg.
Guðmundur Karlsson demonstrerte et inntastingsprogram for tekst fra
digitaliserte håndskriftfotografier. Programmet er under utvikling. Det vil
fungere som et inntastingsvindu som blir lagt oppå det elektroniske bildet,
og som sender tekstlinjen inn i tekstbehandlingsprogrammet når man
slår retur.
Det var ingen saker under eventuelt.
Styrelederen takket vertskapet for et godt arrangement med god mat og drikke i gode
lokaler, og hevet møtet klokken 15:55. Bergen, 15.09.2003
Rune Kyrkjebø | 
