|
Medieval Nordic Text Archive ble opprettet på et møte holdt i Oslo 10. september 2001, innkalt av DOK-gruppen, Universitetet i Oslo, ved Christian-Emil Ore, og HIT-senteret, Universitetet i Bergen, ved Claus Huitfeldt. Disse vedtektene ble vedtatt på det første ordinære rådsmøtet i arkivet, holdt i København 14. september 2002. Referat fra begge møtene er utlagt på nettsidene til arkivet, www.menota.org
Generelt § 1 Formål Medieval Nordic Text Archive (Menota) er en sammenslutning av utgivelsesinstitusjoner og -selskaper i Norden med sikte på lagring, formidling og utgivelse av middelalderlige tekster i elektronisk form. Arkivet omfatter tekster både på de nordiske folkespråkene og på latin. Mot nyere tid blir grensen normalt satt ved reformasjonen, men arkivet vil også gi plass til middelalderlige tekster som er overlevert i yngre kilder. Det samme gjelder muntlige litteraturformer, f.eks. ballader, som har middelalderlig preg. Arkivet kan også gi plass til digitaliserte faksimiler av primærkildene og andre ressurser i tilknytning til tekstene.
§ 2 Navn Medieval Nordic Text Archive har likeverdige navn på de moderne nordiske språkene: - Arkiv for
nordiske middelaldertekster (dansk og norsk) Den forkortede formen er Menota, et akronym basert på det engelske navnet på arkivet.
§ 3 Lokalisering Menota er et elektronisk arkiv og har ingen spesifikk geografisk lokalisering i Norden. Adressene til de samarbeidende institusjonene blir å regne som den geografiske lokaliseringen av arkivet. Tekstene og administrative dokumenter i arkivet blir formidlet via en egen nettside, www.menota.org. Den fysiske plassering av filtjeneren (serveren) er ved oppstarten av arkivet Universitetet i Oslo, men denne kan speiles ved andre institusjoner og kan etter vedtak i rådet flyttes til en av de andre institusjonene.
Medlemsinstitusjonene § 4 Oppgaver og sammensetning Menota er en sammenslutning av institusjoner og selskaper i Norden som arbeider med utgivelse av kildeskrifter. Medlemsinstitusjonene skal kunne bidra til Menotas virksomhet med materiale eller kompetanse. Ved ikrafttredelsen av disse vedtektene er 14 enheter medlemmer: Danmark: - Det
Arnamagnæanske Institut, Københavns
Universitet Island: - Stofnun Árna Magnússonar á Íslandi, Reykjavík Norge: - Institutt for
nordistikk og litteraturvitenskap, Universitetet i
Oslo Sverige: - Institutionen
för humaniora, Växjö universitet Driftsenheter: - DOK-gruppen,
Universitetet i Oslo
§ 5 Innmelding av institusjoner Nye institusjoner kan innvelges av rådet på grunnlag av innstilling fra styret. Innvelging kan enten skje på rådsmøte eller ved sirkulasjon av saken blant rådsmedlemmene.
§ 6 Utmelding av institusjoner En institusjon kan trekke seg fra samarbeidet i arkivet med tre måneders varsel.
Rådet § 7 Arbeidsoppgaver og ansvarsområde Rådet for Menota er organisasjonens øverste organ og drøfter alle saker av prinsipiell interesse for arkivet, som f.eks. - innhold av
arkivet Rådet delegerer ansvaret for den daglige driften til styret i samråd med driftsenhetene, jf. § 11 og 17.
§ 8 Sammensetning av rådet Rådet for Menota består av en representant og en vararepresentant (suppleant) fra hver av de samarbeidende institusjonene, inkl. de to driftsenhetene.
§ 9 Valg til rådet De samarbeidende institusjonene velger selv sin representant og vararepresentant (suppleant) til rådet. Om nødvendig supplerer institusjonene selv med nye representanter i løpet av valgperioden.
§ 10 Valgperiode Rådet blir valgt for en periode på tre år. Første ordinære periode begynner 1. januar 2004.
Styret § 11 Arbeidsoppgaver og ansvarsområde Styret tar seg av den løpende driften av arkivet i nært samarbeid med driftsenhetene. Styret kan når det er nødvendig avgjøre saker av prinsipiell interesse på fullmakt, men plikter da å legge dem fram for rådet ved neste ordinære møte.
§ 12 Oppnevning Styret blir oppnevnt av rådet. Styret har fire medlemmer, en fra hvert av landene Danmark, Island, Norge og Sverige. Hvert styremedlem skal ha en personlig vararepresentant (suppleant) fra sitt eget land.
§ 13 Styreleder Styret velger selv en leder og en nestleder.
§ 14 Valgbarhet Styremedlemmene kan velges blant rådsmedlemmene eller utenfor denne gruppen, men de bør være tilknyttet en av de samarbeidende utgivelsesinstitusjonene.
§ 15 Valgperiode Styret blir valgt for en periode på tre år. Valget skjer normalt på et rådsmøte i løpet av høsten før inngangen til ny periode, og seinest innen 1. desember dette året. Første ordinære periode begynner 1. januar 2004.
§ 16 Fratredelse i styret Dersom et styremedlem fratrer, rykker vararepresentanten opp. Dersom også denne fratrer, velger rådet nytt styremedlem og vararepresentant for resten av valgperioden, dog ikke hvis fratredelsen skjer det siste halvåret før ny periode.
Driftsenheter § 17 Arbeidsoppgaver og ansvarsområde Den tekniske driften av arkivet blir utført av en eller flere driftsenheter. Ved oppstarten av arkivet er det to driftsenheter: - DOK-gruppen,
Universitetet i Oslo I samsvar med § 7 kan rådet endre på sammensetning og fordeling av arbeidsoppgaver mellom driftsenhetene.
§ 18 Oppnevning av representanter til rådet Hver driftsenhet oppnevner en representant og en vararepresentant til rådet for Menota (jf. § 8).
§ 19 Intern organisering av driften Hver driftsenhet utnevner en kontaktperson som tar seg av samarbeidet med styret. Utover dette velger driftsenhetene selv sin interne organisasjon.
Økonomi § 20 Generelt Driften av Menota skjer med støtte i de samarbeidende institusjonene, enten innenfor deres respektive budsjetter eller med støtte i eksternt finansierte prosjekter støttet av institusjonene eller Menota selv. Budsjettansvaret ligger til de respektive institusjoner eller i eksternt finansierte prosjekter til prosjektledelsen.
§ 21 Inntekter Dersom den fremtidige driften av Menota skaper inntekter, f.eks. i form av brukerbetaling, er rådet ansvarlig for budsjettering og disponering av disse midlene (jf. § 28). Bruken av slike midler skal skje etter avtale med de samarbeidende institusjonene og andre som har stilt tekster eller åndsverk til disposisjon for arkivet.
Saksbehandling § 22 Møteturnus Rådet skal møtes minst en gang i hver valgperiode, og styret minst en gang i året. Så langt det er praktisk og økonomisk forsvarlig, skal møtevirksomheten sirkulere mellom de nordiske landene.
§ 23 Sekretariat Så langt mulig blir administrasjonen av arkivet drevet elektronisk og gjort tilgjengelig for råds- og styremedlemmene på arkivets nettside, www.menota.org. Sekretariatsfunksjonene ligger normalt til den institusjonen som har styrelederen, men styret kan avtale andre organisasjonsformer.
§ 24 Innkallinger og referater Innkallinger til råds- og styremøter blir sendt med elektronisk post og lagt ut på nettsidene til arkivet. Det samme gjelder referater fra møtene. Rundskriv og andre dokumenter av generell interesse blir også lagt ut på nettsidene.
§ 25 Vedtaksførhet Rådet kan fatte lovlige vedtak når minst halvparten av representantene er til stede, og styret når minst tre av dei fire representantene er til stede. Det er stemmeplikt bortsett fra saker der rådet med alminnelig flertal vedtar at stemmeplikt ikke skal gjelde.
§ 26 Voteringsregler Vedtak blir fattet med alminnelig flertal, dvs. med mer enn 50% av stemmene. Står stemmene likt, har lederen av styret dobbeltstemme.
§ 27 Adgang til møtene Som hovedregel holder rådet åpne møter. Dersom andre enn de ordinære representantene er til stede, skal møtelederen klargjøre hvilke rettigheter disse har. Normalt vil det være adgang til å gi talerett til andre enn de faste representantene, men vanligvis ikke forslagsrett og under ingen omstendighet stemmerett. Rådet kan vedta at enkelte saker blir behandlet for lukkede dører. Styret vil av praktiske årsaker hovedsaklig avholde sine møter elektronisk (via e-post o.l.), og publiserer referater fra denne virksomheten på arkivets nettside (jf. § 23). I den grad styret holder ordinære møter, avgjør styret selv om de skal være åpne.
Forvaltning § 28 Bruksvilkår Menota tar sikte på at tekstene i arkivet skal forvaltes på en måte som både tar hensyn til rettighetene til de som bidrar med tekster i arkivet og til de som ønsker å bruke arkivet. Så langt mulig ønsker Menota å tilby tekstene til fri bruk. Rådet kan likevel vedta å innføre en avgift på bruken av tekstene dersom det anses som nødvendig etter krav fra en eller flere av de deltagende institusjonene. I et slikt tilfelle kan rådet bestemme at deler av arkivet skal være tilgjengelig uten brukerbetaling og at andre deler av arkivet bare er tilgjengelig mot brukerbetaling.
§ 29 Rettighetsspørsmål Institusjoner eller personer som ønsker å overdra tekster til arkivet undertegner en avtale med arkivet der det blir spesifisert hvilke vilkår som gjelder for overdragelsen og hvilke rettigheter og plikter hver av partene har.
§ 30 Tilbaketrekking av tekster og andre åndsverk En institusjon eller person som bidrar med tekster kan til enhver tid trekke tilbake tekster eller andre åndsverk fra arkivet. Menota plikter å effektuere dette så snart det lar seg gjøre teknisk, og seinest innen tre måneder.
Ikrafttredelse § 31 Ikrafttredelse Disse vedtektene tre i kraft fra den dato de er vedtatt. [Fyll ut korrekt dato etter eventuelt vedtak.]
Oppløsning § 32 Oppløsning av arkivet Arkivet kan oppløses dersom minst tre fjerdeparter av rådsmedlemmene ønsker det. Et oppløsningsforslag må være fremmet og kunngjort for alle medlemmer av rådet minst tre måneder før ordinært årsmøte.
§ 33 Returnering av aktiva Ved oppløsning oppnevner rådet et bostyre på fire medlemmer, et fra hvert av de nordiske landene. Bostyret fordeler aktiva i arkivet på de respektive deltagende institusjoner så langt dette lar seg gjøre. Til grunn for returnering av tekster og andre åndsverk ligger de opplysninger som arkivet har om rettighetshavere, om ikke annet er anført.
§ 34 Behandling av tiloversblevne aktiva Tekster og andre åndsverk som ved en oppløsning må regnes som tiloversblevne, kan av bostyret overdras til andre arkiv og samlinger. Et eventuelt overskudd ved en slik transaksjon skal så langt mulig tilbakeføres til de respektive institusjoner.
Utkast: Odd Einar
Haugen, 30.08.2002. |
|
Opprettet 05.09.2002 av OEH. Sist oppdatert 05.09.2002 av OEH. |