Referat fra rådsmøte i Menota
København 14.09.2002

Danmark

Matthew James Driscoll orienterte om katalogiseringsarbeidet og arbeidet med MASTER ved Det Arnamagnanske Institut. Det er også planer om å tagge enkelte hele verk (Fornaldarsögur) i TEI etter Menota-standarden, som en prøve på overføring av Perseus-prosjektet til nordisk språk. Anne Mette Hansen fortalte om sitt arbeid med å merke en bønnebok i TEI og MASTER. Anders Conrad orienterte om digitaliseringen av håndskriftet Stockholm K 47, og om det danske diplomatariet der 3000 diplom er ferdig transkriberte i XML (likevel ikke TEI) (www.diplomatarium.dk). Ivan Boserup fortalte at Det Kongelige Bibliotek hovedsakelig har lagt ut faksimiler, men at man velger XML for elektroniske tekster og derfor ønsker å være knyttet til Menota-miljøet.

Island

Guðvarður Már Gunnlaugsson orienterte om at instituttet hans har fortsatt MASTER-katalogiseringen. Det samles også inn eldre tekster fra studenter og andre, og det vil være mulig å få tekster fra flere forlag. Guðvarður Már nevnte et privat firma i Reykjavik som har laget søkbare faksimileutgaver av middelalderhåndskrifter, med fulle teksttranskripsjoner.

Norge

Odd Einar Haugen orienterte om oppbyggingen av infrastruktur for Menota, i form av ressurser fra HIT-senteret og DOK-gruppen. Han orienterte også om en større søknad som er inne til Norges Forskningsråd om lemmatisering av nordiske middelaldertekster.

Vemund Olstad fortalte om HIT-senterets arbeid med Menota og med andre tekstkodingsprosjekter. Senteret gir teknisk støtte for en del teksteditorer som er aktuelle for Menota-aktiviteter. Olstad nevnte at HIT-senteret i tillegg til teknisk hjelp også bidrar med sekretærfunksjoner for prosjekter som TEI, og ikke minst at de kan tilby assistanse ved skriving av søknader om for eksempel EU-midler.

Christian-Emil Smith Ore orienterte om DOK-gruppens arbeid med leksikografiske og andre data. Av middelaldertekster arbeider en med diplom, lemmatiserte tekster av gammelnorske verk (ca. 10 tekster, i alt ca. 550.000 løpeord). DOK-gruppen stiller opp med drift og vedlikehold av server for Menota.

Tor Ulset fortalte om et nytt prosjekt som skal katalogisere Riksarkivets liturgiske fragmenter (ca. 6000-7000 stykker). Fragmentene skal tidfestes, gis signaturer, og studeres med tanke på hvilke som har hørt til samme codex. Prosjektet er et to års samarbeid med Sverige, og ledes av professor Andreas Haug i Trondheim.

Sverige

Karl G. Johansson orienterte om to større søknader til Sveriges Riksbank, om inntasting og filologisk gransking av Vadstena-håndskriftene. I Gøteborg har Språkbanken skrevet inn Sveriges Medeltida Lagar etter den trykte utgaven. Det er også av interesse for Menota at Yvonne Cederholm ved Språkbanken utforsker et diakront lemma-begrep.

Roger Andersson orienterte om at Svenskt Diplomatarium vil konvertere tekster til XML, og da trolig benytte TEI-standarden. Han søker også om å få utgi en gammelsvensk prekensamling.

Lars-Erik Edlund fortalte at Fornskriftsällskapet skal sette opp en hjemmeside ved Umeå Universitet.

Oppsummering

Odd Einar Haugen oppsummerte med at det ligger vel til rette for et nettverk som Menota, og for at en forsøker å oppnå standardisering av presentasjonen av elektroniske tekster. Det synes også å være to finansieringsformer for utgivelsesprosjekter: faste bevilgninger ved deltagende institusjonene og eksterne midler fra fond, forskningsråd o.l. Menota kan være referanseramme og motivator for søknader om finansiering, og HIT-senteret kan hjelpe til med søknadsarbeidet.

Ad §1 Formål

Til formålsparagrafen var det en lengre ordveksling. Blant andre Anders Conrad og Ivan Boserup hadde innvendinger til den.

Er det presist nok formulert hva slags type organisasjon Menota er, med tanke på økonomisk ansvar, hjemsted, eventuelt organisasjonsnummer? Er Menota en "sammenslutning" eller et "nettverk", og ? i så fall - kan et nettverk ha driftsoppgaver? Det var diskusjon om dette, og det kom fram at man regnet det for sannsynlig å måtte knytte Menota-organisasjonen til én adresse i ett land, for å forankre det økonomiske ansvaret.

Er formålsangivelsen presis nok når det gjelder organisasjonens oppgaver, jf. "lagring, formidling og utgivelse"? Det var ønske om utdypning og presisering av formålsangivelsen. En mulig presisering går på at man lagrer etc. på en bestemt måte, eller mest mulig standardisert.

Ad § 10 Valgperiode

Paragrafen må korrigeres så det framgår hvem som styrer i perioden fram til 1. januar 2004.

Ad § 15 Valgperiode

Det ble vedtatt å stryke ordet "normalt" fra setningen "Valget skjer normalt på et rådsmøte […]".

Ad § 16 Fratredelse i styret

Det må presiseres hvordan valget på nytt medlem foregår i det tilfellet at et varamedlem først trer inn i styret og deretter fratrer. Det ble foreslått formuleringen "i møte eller ved sirkulasjon". Frasen "rykker opp" ble foreslått endret til "trer inn".

Ad § 32 Oppløsning av arkivet

Ordet "årsmøte" erstattes med "rådsmøte" i frasen "[…] før ordinært årsmøte".

Endring av vedtekter

Det ble etterlyst et punkt i vedtektene som omtaler framgangsmåten for endring av vedtekter. Det ble antydet å føre inn en ny paragraf om dette, og at et rimelig krav til flertall vil være at minst halvparten av rådsmedlemmene stemmer for forslag til vedtekstendring.

Vedtak

Rådet samlet seg etter diskusjonen om et slikt vedtak:

Styret får fullmakt til å utdype formålsparagrafen og å foreslå en mer konkret organisasjonsmodell, eventuelt med lokalisering av Menota til ett hovedkontor i ett nordisk land. Styret legger nytt utkast til vedtekter frem til gjennomsyn av jurist, og fremmer så sak for neste rådsmøte, som vil bestemme om vedtektene skal endres i samsvar med forslag. I god tid før neste rådsmøte skal nytt utkast til vedtekter sendes på sirkulasjon til rådets medlemmer. på disse vilkår gir rådet sin foreløpige tilslutning til vedtektene slik de i dag foreligger i utkast.

Sak 3: Menota handbook

Matthew James Driscoll orienterte om håndboken slik den nå foreligger i engelsk versjon (www.menota.org/HB_index.xml), og presenterte hvert kapittel. Planen er å ha første fullstendige versjon ferdig til 1. desember dette året.

Det ble pekt på at håndboken ennå har et vestnordisk tyngdepunkt, og at det for eksempel ville være ønskelig å ha med østnordisk metrikk (jf. håndbokens kap. 9). Christian-Emil Smith Ore påpekte at håndboken foreløpig er for løs når det gjelder å foreskrive tekstenes trestruktur, og at det her må arbeides mer med standardiseringen. For søkeformål er det også avgjørende at man bestemmer seg for på hvilket nivå lemma-informasjonen skal ligge.

Sak 4: Menota og Unicode

Odd Einar Haugen fortalte om arbeidet med å få nordisk middelalderskrift inn i det store tegnsettet som er definert av Unicode (www.unicode.org). Dette arbeidet drives nå av en gruppe kalt Medieval Unicode Font Inititative (www.hit.uib.no/mufi). Dokumentasjonen av nordisk middelalderskrift som foreligger i Menota handbook har vist seg å bli mottatt med stor interesse i deler av TEI- og Unicode-miljøet.

Sak 5: Menota og Master-prosjektet

Anne Mette Hansen orienterte om arbeidet med Master-koding av manuskriptbeskrivelser ved Det Arnamagnæanske Institut i København. Hun gikk gjennom innholdselementene og gav eksempler på koding og visning. Det kom fram et ønske fra Menota om å kunne lenke til noe av dette materialet.

Det ble en diskusjon om hvorvidt Menota skal engasjere seg i katalogiseringsarbeid. Karl G. Johansson mente Menota kunne være "paraply" for katalogiseringsprosjekter. Ivan Boserup understreket at det likevel vil være håndskriftsinstitusjonene selv som utfører katalogiseringsarbeidet på sitt materiale.

Rådet slutter seg til tanken om at Menota kan ha en koordinerende funksjon av katalogiseringsprosjekter, eventuelt være ramme for prosjektsøknader. Det ble foreslått at Guðvarður Már til neste rådsmøte forbereder en sak om dette.

Sak 6: Utkast til retningslinjer for opphavs- og distribusjonsrett for tekster i arkivet

Odd Einar Haugen innledet med å minne om at transkripsjoner i de aller fleste tilfeller må regnes som tolkningsarbeider og derfor er åndsverk. Menota må derfor forholde seg til personer og institusjoner i form av avtaler om opphavsrett og distribusjonsrett.

Styret fikk fullmakt til å utarbeide utkast til avtale mellom arkiv og tekstleverandørar.

Sak 7: Hvor sikre er elektroniske arkiv?

Christian-Emil Smith Ore forklarte strategien med å lagre duplikat av tekster eller bilder på flere fysiske steder og i flere formater. Menota-tekstene kan inngå i lagringsnettverket hos DOK-gruppen i Oslo.

Sak 8: Overføring av tekster fra DOK-gruppen i Oslo til Menota-standard

Christian-Emil Smith Ore forklarte hvordan man for det første kan bygge opp norrøne tekster på grunnlag av den leksikografiske kortbanken ved Universitetet i Oslo, og for det andre hvordan man utfører tekstmerking etter standarden i Menota handbook. Eksemplet var her Barlaams og Josaphats saga. Igjen kom spørsmålet opp om hvor søkemuligheten skal treffe, altså på hvilket nivå av den merkede teksten. Og dernest: hvilke tekstenheter skal være de laveste i en Menota-tagget tekst.

Vemund Olstad viste, med eksempel fra AM 37 folio, hvordan XML-tekst kan vises ved hjelp av XSLT-stilark, og hvordan teksten bearbeides for Corpus Workbench, som er et sentralt dataverktøy i korpuslingvistikken.

Sak 9: Valg

Valgkomitén bestod av: Jon Gunnar Jørgensen (leder), Lars-Erik Edlund, Vésteinn Ólason og Peter Springborg. Jon Gunnar Jørgensen la fram valgkomitéens forslag til nytt styre for Menota:

Sak 10: Eventuelt

Ingen saker.

Etter diskusjon på rådsmøtet i Reykjavík 06.09.2003 er termen "årsmøte" erstattet med "rådsmøte". Bakgrunnen er at rådet ikke er forpliktet til å holde møte hvert år, og det er derfor misvisende å bruke termen "årsmøte". Denne endringen er innført i nærværende referat 15.09.2003.